Protocol bij overlijden
- Inleiding
Het protocol heeft betrekking op het overlijden van bestuursleden, (ere-)leden, familieleden van leden, oud-leden, sponsoren, donateurs en vrijwilligers niet zijnde lid. Het protocol heeft tot doel een basis te bieden voor de snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden. Het handelen van het bestuur staat omschreven in de procedure, gevolgd door een uitwerking c.q. praktische invulling. Het protocol geeft in deze richtlijnen voor het bestuur. Afhankelijk van de situatie, is er ruimte voor aanpassingen, bijvoorbeeld op aangeven van wensen van de leden. Het protocol is in lijn met de KNVB-regeling ‘uitstel wedstrijden bij overlijden’. De KNVB-regeling stelt dat bij overlijden van spelende leden en begeleiders het desbetreffende team recht heeft op een wedstrijd uitstel. Bij het overlijden van bestuursleden of ereleden heeft de vereniging recht op uitstel van alle wedstrijden. De impact op de vereniging en de tijd tussen het overlijden en de eerstvolgende speeldag worden daarbij meegewogen, maar de beslissing is aan de KNVB.
Iedereen gaat anders om met het verlies van een dierbare. Wanneer je andermans gevoelens en wensen in je achterhoofd houdt, kan je nooit iets fout doen. Deze gevoelens en wensen kunnen leiden tot het afwijken van het protocol. Dit protocol is een leidraad bij emotionele situaties, geen geschreven wet.
Het bestuur
Sv Haulerwijk
N.B. waar voor de mannelijke schrijfvorm is gekozen wordt ook de vrouwelijke schrijfvorm bedoeld.
- Algemeen
Krijgt een van de bestuursleden bericht van het overlijden of verneemt hij op een andere wijze van het overlijden van één van onderstaande personen, dan neemt hij direct contact op met de voorzitter:
- Erelid of lid van verdienste;
- Bestuurslid;
- Lid;
- Partner van lid;
- (Stief/pleeg)kind van lid;
- (Schoon)ouder van lid;
- (Stief)ouder van jeugdlid;
- (Stief/pleeg)broer/zus van jeugdlid;
- Donateur;
- Sponsor;
- Vrijwilliger niet zijnde lid.
- Oud (actieve)leden;
De voorzitter informeert de andere leden van het bestuur, waarna zij gezamenlijk besluiten op welke wijze, handelend volgens het protocol, de vereniging zal reageren; Bij afwezigheid van de voorzitter zullen zijn taken worden waargenomen door de een van de andere bestuursleden. Bij afwezigheid van de secretaris zullen zijn taken door een bestuurslid worden waargenomen. Dit wordt door bestuursleden onderling afgestemd waarbij de voorzitter een coördinerende rol heeft; Voor sv Haulerwijk is het niet relevant of het bestuur door middel van een rouwkaart, rouwadvertentie of mondeling op de hoogte is gebracht van een overlijden.
- Procedure
Overlijden erelid of lid van verdienste
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de secretaris, in samenspraak met de voorzitter. Kanalen zoals sociale media worden voor deze niet ingezet;
- De secretaris in samenspraak met de voorzitter zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De voorzitter of de secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant; Indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket;
- In het eerste weekend na overlijden wordt de verenigingsvlag op het complex halfstok gehangen. De overige vlaggen worden niet opgehangen; Dit wordt gecoördineerd door de voorzitter;
- Bezoek condoleance en begrafenis\crematie door het bestuur.
Overlijden bestuurslid
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de secretaris in samenspraak met de voorzitter. Kanalen zoals sociale media worden voor deze niet ingezet;
- De secretaris zorgt in samenspraak met de voorzitter voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De website van de vereniging wordt verder op “zwart” gezet tot na de begrafenis\crematie. De secretaris zorgt hiervoor;
- De voorzitter of de secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant; Indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket;
- In het eerste weekend na overlijden wordt de verenigingsvlag op het complex halfstok gehangen. De overige vlaggen worden niet opgehangen; Dit wordt gecoördineerd door de voorzitter;
- Bezoek condoleance en begrafenis\crematie door het bestuur.
Overlijden lid
- De leden worden door middel van informatie op de website op de hoogte gebracht door de secretaris, in samenspraak met de voorzitter. Kanalen zoals sociale media worden voor deze niet ingezet;
- De secretaris zorgt voor een ‘In Memoriam’ op de website;
- De website van de vereniging wordt verder op “zwart” gezet tot na de begrafenis\crematie. De secretaris zorgt hiervoor;
- De voorzitter of de secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant; Indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden;
- De secretaris zorgt voor een rouwboeket;
- In het eerste weekend na overlijden wordt de verenigingsvlag op het complex halfstok gehangen. De overige vlaggen worden niet opgehangen; Dit wordt gecoördineerd door de voorzitter;
- Bezoek condoleance en begrafenis\crematie door vertegenwoordiging van het bestuur.
Overlijden partner lid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance.
Overlijden (schoon)ouder lid (lid niet zijnde jeugdlid)
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
Overlijden kind van lid
- In het eerste weekend na overlijden wordt voor aanvang uit- of thuiswedstrijd 1 minuut stilte gehouden bij het elftal waarin desbetreffende lid speelt;
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance.
Overlijden ouder van jeugdlid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bij overlijden van een actief betrokken ouder:
- Bezoek condoleance.
- De voorzitter of de secretaris zorgt voor een advertentie in een plaatselijke krant; Indien mogelijk plaatsing gelijk met de nabestaanden;
- In het eerste weekend na overlijden wordt voor aanvang uit- of thuiswedstrijd 1 minuut stilte gehouden bij het team waarin desbetreffende lid speelt;
Overlijden (stief/pleeg)broer/zus jeugdlid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
Overlijden donateur
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance door een bestuurslid.
Overlijden sponsor
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Eventueel bezoek condoleance en/of begrafenis/uitvaart. Dit ter beoordeling bestuur in overleg met sponsorcommissie;
Overlijden vrijwilliger niet zijnde lid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Bezoek condoleance en begrafenis/crematie.
Overlijden van een oud (actief betrokken) lid
- Condoleancekaart namens de vereniging. De secretaris zorgt hiervoor;
- Situaties en gevolgen voor wedstrijden
Overlijden erelid of lid van verdienste
- Alle wedstrijden worden uitgesteld tot na de begrafenis/uitvaart;
- Bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden wordt 1 minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene;
- Bij het eerste elftal wordt bij de eerstvolgende thuiswedstrijd 1 minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
Overlijden bestuurslid
- Alle wedstrijden worden uitgesteld tot na de begrafenis/crematie;
- Bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden wordt 1 minuut stilte gehouden ter nagedachtenis aan de overledene;
- Bij het eerste elftal wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het met een rouwband.
Overlijden spelend lid
- In overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team wordt de daaropvolgende wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met de begrafenis/crematie uitgesteld;
- Bij alle eerstvolgende thuiswedstrijden vanaf de junioren wordt 1 minuut stilte gehouden ter nagedachtenis van de overledene;
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
Overlijden partner actieve speler
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
Overlijden (stief/pleeg)kind actieve speler
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
Overlijden (stief)ouder jeugdspeler
- Bij het betreffende team wordt bij de eerstvolgende wedstijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
Overlijden actief lid (niet actief spelend)
- In geval van trainer, leider, verzorger of vaste assistent-scheidsrechter van een team kan in overleg met de nabestaanden en de leiding van het betreffende team de daaropvolgende wedstrijd(en) van het betreffende team tot en met de begrafenis/crematie uitgesteld worden;
- Er wordt 1 minuut stilte gehouden bij alle daaropvolgende thuiswedstrijden vanaf de junioren;
- Het eerste elftal speelt dan met rouwbanden.
Overlijden alle overige leden
- Er wordt een minuut stilte gehouden bij de eerstvolgende thuiswedstrijd van het eerste elftal.
Overlijden sponsor
- Er wordt bij het door deze sponsor gesponsorde team bij de eerstvolgende wedstrijd, ook als dit een uitwedstrijd is, 1 minuut stilte gehouden en speelt het betreffende team met een rouwband.
Sterfgeval op het sportpark
- Alle die dag nog te spelen wedstrijden worden afgelast, ongeacht of er sprake is van een lid.
- Slotwoord
In bijzondere gevallen en bij twijfel neemt het bestuur contact op met de KNVB en komt vervolgens tot een besluit. In alle situaties kan het bestuur, eventueel in overleg met de nabestaanden, aangepaste of aanvullende maatregelen nemen. Ten slotte is het van groot belang dat het lid, dat een familielid heeft verloren, daarna goed wordt opgevangen. Dat de leider, evt. een bestuurslid met de groep/het team bij de eerste keer van samenkomst een gesprek heeft ter verwerking van het proces. Goede aandacht voor en begeleiding van het lid/team is van groot belang.
In gevallen waarin dit protocol niet voorziet beslist het bestuur naar eigen inzicht en treedt waar mogelijk in overleg met betrokkenen. De richtlijnen van de KNVB zijn leidend.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering op 23 maart 2021.
Bestuur sv Haulerwijk.
- Bijlage: KNVB-regeling ‘uitstel wedstijden bij overlijden’.
Website informatie KNVB januari2021
Een van de meest trieste gebeurtenissen die een club kan overkomen is het overlijden van een nauw betrokken persoon binnen of rondom de club. Voetbal komt dan even op de tweede plaats, er moet vooral tijd en ruimte zijn voor verdriet.
Toch moeten ook bij een moeilijke aangelegenheid als deze enkele zaken goed worden geregeld. In alle gevallen wordt getracht om tot een voor alle partijen zo aanvaardbaar mogelijke situatie te komen. Dat staat voorop. En ieder geval is anders; één oplossing voor alle gevallen is er dus niet.
Competitie
Indien een bestuurslid of erelid overlijdt, heeft de vereniging recht op uitstel van alle teams. Bij een overlijdensgeval van een speler, trainer, leider, verzorger of vaste assistent-scheidsrechter van een specifiek team, heeft alleen de desbetreffende ploeg recht op uitstel. In beginsel bestaat recht op uitstel alleen indien de begrafenis/crematie op of na de speeldag plaatsvindt. Maar ook hier geldt dat de KNVB in bijzondere gevallen van deze lijn kan afwijken.
Indien het sterfgeval in het weekend plaatsvindt, dient de vereniging contact op te nemen met de medewerker organisatie competitie. Deze zal de betrokken club van de beslissing op de hoogte stellen en afspraken maken omtrent de berichtgeving naar buiten.
Ondersteuning
De KNVB biedt verenigingen ondersteuning als het gaat om het handelen bij een sterfgeval. Ook Slachtofferhulp kan professionele hulp bieden in dergelijke situaties.
